Zmiany wprowadzane przez Polski Ład  objęły także procedurę poboru podatku u źródła. Warto przypomnieć, że obowiązki płatników w tym zakresie były dotąd w dużej mierze ograniczone przez rozporządzenia Ministra Finansów (obowiązujące do 31.12.2021 r. – dostępne tutaj: CIT  i  PIT), odraczające stosowanie tzw. procedury WHT refund.

Od 2022 roku wskazana procedura nie będzie już podlegała zawieszeniu. Zmiana ta, pomimo uproszczeń przewidzianych w nowelizacji przepisów o poborze podatku u źródła, będzie stanowiła de facto nowy, uciążliwy obowiązek dla płatników tego podatku.

Co się zmieni?

Przede wszystkim, jak zostało wskazane na wstępie, płatnicy będą zobowiązani do  pobierania podatku według stawek ustawowych, od płatności wypłacanych zagranicznym podmiotom powiązanym, które nie mają polskiej rezydencji podatkowej, ani nie posiadają w Polsce zakładu podatkowego. Dotyczy to płatności z tytułu dywidend, należności licencyjnych czy odsetek, które przekraczają 2 mln zł w danym roku podatkowym. Wyłączenie poboru podatku u źródła na tych zasadach będzie możliwe tylko na podstawie specjalnych procedur (zobacz punkt 6 i 7 w wykazie zmian poniżej).

Zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawy PIT i CIT), stawka podatkowa dla dochodów nierezydenta z dywidend wynosi 19%, a z odsetek i należności licencyjnych 20%. Stosowanie preferencyjnych zasad, wynikających z przepisów szczególnych wskazanych ustaw lub z postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, jest obwarowane wieloma warunkami, które również ulegną zmianie na skutek nowelizacji wprowadzanej przez Polski Ład.

Jak reagować na zmiany?

Od 1 stycznia 2022 r. płatnicy podatku u źródła powinni przygotować nowe procedury jego poboru. Aktualizacja tej procedury nie ominie także płatników, którzy przygotowali w latach ubiegłych specjalne regulaminy dotyczące poboru podatku u źródła w swoich przedsiębiorstwach. Rodzaj pozyskiwanych dokumentów i oświadczeń od podatników, a także inne czynności weryfikacyjne, które powinny zostać wdrożone przez płatników w nowym roku, powinny zostać dostosowane do poniższych zmian.

Wykaz najważniejszych zmian wprowadzanych w procedurze poboru podatku u źródła

1. Dopuszczalna kopia certyfikatu rezydencji

Potwierdzenie rezydencji podatnika jest jednym z podstawowych kryteriów uprawniających do zastosowania preferencyjnych zasad opodatkowania wskazanych w ustawach podatkowych lub w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W związku z tym, ważną z punktu widzenia obowiązków płatniczych zmianą jest dopuszczenie możliwości potwierdzania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych także przez kopię certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z tej kopii nie budzą uzasadnionych wątpliwości, co do zgodności ze stanem faktycznym. Z pewnością zatem kopia musi być zgodna z oryginałem certyfikatu. Rozwiązanie to jest już stosowane od marca 2020 r., dzięki przepisom wprowadzonym przez jedną z tarcz covidowych. Od przyszłego roku stanie się więc ono normą, a nie tylko przepisem przejściowym.

W dalszym ciągu, gdy okres ważności dokumentu nie jest wskazany na certyfikacie rezydencji, uznaje się, że jest on ważny przez kolejne 12 miesięcy od jego wydania.

2. Nowe kryterium oceny dochowania należytej staranności

Płatnik może pobrać podatek z zastosowaniem niższej stawki podatku lub zastosować zwolnienie, jeśli jest w posiadaniu certyfikatu rezydencji podatnika, a także jeśli dochował tzw. należytej staranności.

Obok charakteru oraz skali działalności prowadzonej przez płatnika, od  1 stycznia 2022 r. także powiązania istniejące między płatnikiem i podatnikiem będą miały wpływ na ocenę dochowania należytej staranności.

Oznacza to, że procedura weryfikacyjna stosowana przez płatnika przed zastosowaniem preferencyjnego sposobu opodatkowania u źródła musi uwzględniać zasady, mające zastosowanie do transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi. Zatem przy wypłacie należności na rzecz podmiotu powiązanego należy zadbać o to, żeby stosowane między podmiotami powiązanymi ceny i warunki transakcji miały charakter rynkowy.

3. Zmiana definicji rzeczywistego właściciela

Celem zmiany definicji rzeczywistego właściciela było zbliżenie rozumienia tego pojęcia do tego wskazanego w komentarzu do Konwencji Modelowej OECD. Zmiany obejmują:

– wyeliminowanie wyrazów „prawne i faktyczne” w jednej z przesłanek wykluczającej status rzeczywistego właściciela: „nie jest pośrednikiem, przedstawicielem, powiernikiem lub innym podmiotem zobowiązanym prawnie lub faktycznie do przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi” – w obliczu tej technicznej zmiany dotychczasowe wątpliwości interpretacyjne pojęcia rzeczywistego właściciela nie zostały usunięte, a w konsekwencji płatnicy w dalszym ciągu będą musieli badać czy po stronie podmiotu otrzymującego należności, nie występuje zobowiązanie do przekazania tych płatności podmiotowi trzeciemu;

–  likwidacja odwołania do przepisów o zagranicznej spółce kontrolowanej na rzecz stwierdzenia, że przy ocenie czy podmiot prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą uwzględnia się charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez ten podmiot w zakresie otrzymanej należności – wciąż konieczne będzie badanie czy odbiorca płatności prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w państwie swojej rezydencji, choć skala działań weryfikacyjnych płatnika może być dostosowana do charakteru i wysokości otrzymywanej przez podatnika należności.

4. Zawężenie katalogu należności do których zastosowanie będzie miał próg 2 mln zł

Ustawodawca ograniczył stosowanie zasad poboru podatku u źródła od płatności powyżej 2 mln złotych tylko do należności licencyjnych, odsetek oraz dywidend. Zatem pobór podatku u źródła zgodnie ze stawkami ustawowymi od płatności powyżej 2 mln zł nie będzie miał już  zastosowania do opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej lub za usługi niematerialne (reklamowe, prawne, księgowe, doradcze itp.).

5. Stawki ustawowe dla płatności powyżej 2 mln zł tylko na rzecz podmiotów powiązanych

Kolejną istotną modyfikacją jest zmiana zakresu stosowania zasad poboru podatku u źródła od wypłat należności ponad 2 mln zł na rzecz tego samego podatnika. Od 2022 r. tylko wypłaty na rzecz tego samego podmiotu powiązanego, które przekroczą kwotę 2 mln zł w danym roku podatkowym (obowiązującym u wypłacającego), będą wiązały się z  obowiązkiem pobrania podatku u źródła zgodnie ze stawkami ustawowymi.

6. „Opinia o stosowaniu preferencji” zamiast „opinii o stosowaniu zwolnienia”

Zmiana nazwy odwołuje się do rozszerzenia stosowania zwolnienia z poboru podatku u źródła (na podstawie stawek wskazanych w ustawach PIT i CIT) od wypłat powyżej 2 mln zł na podstawie opinii wydanej przez właściwy organ podatkowy. Od 2022 r. na podstawie opinii o stosowaniu preferencji płatnik będzie mógł stosować także zasady opodatkowania wskazane w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Opinia o stosowaniu zwolnienia odnosiła się tylko do zwolnień przewidzianych w ustawach o podatkach dochodowych. Koszt uzyskania opinii o stosowaniu preferencji wobec danego pomiotu powiązanego (na którego rzecz wypłacane będą należności powyżej 2 mln zł)  – będzie wynosił 2000 zł.

7. Oświadczenia o możliwości zastosowania zwolnienia

Modyfikacje, wprowadzane przez Polski Ład, zakładają także uproszczenie w zakresie składania przez płatników oświadczenia o możliwości stosowania zwolnienia wobec podatników podatku u źródła. Jest to drugie obok opinii o stosowaniu preferencji narzędzie umożliwiające pobór podatku u źródła (dla wypłat powyżej 2 mln zł) według preferencyjnych warunków. Do tej pory, w przypadku podmiotów   posiadających wieloosobowy organ zarządzający, przepisy przewidywały, że oświadczenie o możliwości zastosowania zwolnienia powinno zostać podpisane przez  wszystkie osoby wchodzące w skład tego organu. Od stycznia 2022 r. wystarczy podpis osoby uprawnionej do reprezentacji przedsiębiorstwa. W dalszym ciągu oświadczenie nie może być jednak składane przez pełnomocnika.

Choć od 1 stycznia 2022 r. przepisy o poborze podatku u źródła zaczną po raz pierwszy obwiązywać w pełni, to jednak pozytywnie należy ocenić wprowadzone przez ustawodawcę poprawki, wskazane powyżej.