Spółki kapitałowe, a więc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna uchodzą powszechnie za dość bezpieczne formy prowadzenia działalności gospodarczej, bowiem wspólnicy (akcjonariusze) co do zasady nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania tych spółek, w tym również za zobowiązania podatkowe. Sytuacja wygląda odmiennie jeśli chodzi o osoby pełniące w tych spółkach funkcję członka zarządu. Warto zatem wiedzieć jak wygląda regulacja prawna w zakresie odpowiedzialności członka zarządu spółki kapitałowej za zobowiązania podatkowe spółki, a także jak takiej odpowiedzialności uniknąć.

Kto odpowiada?

Przepis art. 116 Ordynacji podatkowej, regulujący omawianą materię, dotyczy członka zarządu:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji,
• prostej spółki akcyjnej,
• prostej spółki akcyjnej w organizacji,
• spółki akcyjnej
• spółki akcyjnej w organizacji odpowiadają

W przypadku zarządu wieloosobowego członkowie zarządu odpowiadają solidarnie. Odpowiedzialność członków zarządu obejmuje zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez nich obowiązków członka zarządu. Warto jednak zaznaczyć, że za zobowiązania podatkowe powstałe na podstawie odrębnych przepisów po likwidacji spółki, za zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał po likwidacji spółki, oraz zaległości wymienione w art. 52 oraz art. 52a Ordynacji podatkowej powstałe po likwidacji spółki, odpowiadają osoby pełniące obowiązki członka zarządu w momencie likwidacji spółki.

W przypadku gdy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, prosta spółka akcyjna w organizacji lub spółka akcyjna w organizacji nie posiada zarządu, za zaległości podatkowe spółki odpowiada jej pełnomocnik albo odpowiadają wspólnicy, jeżeli pełnomocnik nie został powołany.

Pełnienie obowiązków członka zarządu

Sformułowanie „pełnienie obowiązków członka zarządu” należy rozumieć jako zajmowanie stanowiska członka zarządu, posiadanie legitymacji do tego, aby realizować wszystkie czynności związane z pełnioną funkcją. Pełnienie obowiązków członka zarządu” nie musi oznaczać faktycznego wykonywania tych obowiązków. Przy ocenie odpowiedzialności członka zarządu za zaległości podatkowe spółki nie ma znaczenia ani kwestia podziału zadań między członkami zarządu, ani też niezajmowanie się przez członka zarządu sprawami spółki. Tego typu okoliczności nie stanowią przesłanki do wyłączenia odpowiedzialności członka zarządu za zaległości podatkowe spółki (zob. wyrok NSA z 14.03.2023 r., III FSK 1728/21; wyrok WSA w Poznaniu z 10.02.2023 r., I SA/Po 692/22).

Przesłanka „pełnienia funkcji członka zarządu”, ma charakter obiektywny: istotne jest, czy dana osoba pełniła taką funkcję faktycznie, tzn. miała nieograniczoną możliwość sprawowania funkcji, niezależnie od dopełnienia wymogów formalnych. Możliwość przyjęcia, że przesłanka nie została zrealizowana zachodzi jedynie wtedy, kiedy dana osoba nie mogła wykonywać swojej funkcji ze względu na obiektywne i nie dające się usunąć przeszkody, jak np. ciężka choroba, wyłączająca możliwość działania. Z całą pewnością nie stoi na przeszkodzie przeniesieniu odpowiedzialności istnienie wewnętrznych podziałów obowiązków pomiędzy członkami zarządu czy też sytuacja, gdy członek zarządu dobrowolnie ogranicza swoje możliwości działania, np. nie wypełnia obowiązków (wyrok WSA w Gdańsku z 17.01.2023 r., I SA/Gd 753/22; Wyrok WSA w Gdańsku z 17.01.2023 r., I SA/Gd 752/22).

Przesłanki orzeczenia o odpowiedzialności członka zarządu za zaległości podatkowe spółki

Członek zarządu spółki kapitałowej odpowiada za zaległości podatkowe spółki jeżeli spełnione są niżej wymienione przesłanki:

1. egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna;
2. członek zarządu nie wykazał, że:
   1. we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu albo
   2. niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy;
3. członek zarządu nie wskazał mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części.

Zakres odpowiedzialności członka zarządu

Członkowie zarządu spółek kapitałowych odpowiadają za zaległości podatkowe spółek całym swoim majątkiem. Poza zaległościami podatkowymi członkowie zarządu odpowiadają także za:

1. podatki niepobrane oraz pobrane, a niewpłacone przez płatników lub inkasentów;
2. odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych;
3. niezwrócone w terminie zaliczki naliczonego podatku od towarów i usług oraz za oprocentowanie tych zaliczek;
4. koszty postępowania egzekucyjnego.

Decyzja orzekająca o odpowiedzialności członka zarządu

O odpowiedzialności podatkowej członka zarządu organ podatkowy orzeka w drodze decyzji, której wydanie powinno być poprzedzone wszczęciem postępowania podatkowego. Zauważyć należy, że postępowanie w sprawie odpowiedzialności podatkowej członka zarządu nie może zostać wszczęte przed:

1) upływem terminu płatności zobowiązania spółki;

2) dniem doręczenia decyzji wydanej wobec spółki;

3) dniem wszczęcia postępowania egzekucyjnego w przypadku wystawienia tytułu wykonawczego na podstawie deklaracji;

4) dniem odstąpienia od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji – w przypadku wystawienia tytułu wykonawczego na podstawie deklaracji.

Nie można wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej członka zarządu, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat. Dla przykładu, jeżeli decyzja określająca zobowiązanie podatkowe spółki dotyczy zobowiązania podatkowego w podatku od towarów i usług za miesiące styczeń – grudzień 2018 r., termin do wydania decyzji o odpowiedzialności członka zarządu mija dla zaległości za okres styczeń – listopad 2017 r. z dniem 31 grudnia 2023, zaś za grudzień 2017 r. z dniem 31 grudnia 2024 r.

Podsumowanie

Członkowie zarządu spółki kapitałowej odpowiadają za zaległości podatkowe spółki całym swoim majątkiem. Odpowiedzialność odnosi się do zaległości powstałych w czasie pełnienia funkcji członka zarządu. Warunkiem odpowiedzialności jest bezskuteczność egzekucji z majątku spółki, członek zarządu nie zgłosił we właściwym czasie wniosku o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie nie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo nie zatwierdzono układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu. Członek zarządu nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy. Uwolnić się od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki członek zarządu może poprzez wskazanie mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części. Podkreślenia wymaga, że organ podatkowy nie może wszcząć postępowania podatkowego wobec członka zarządu m.in. przed dniem doręczenia ostatecznej decyzji podatkowej (decyzji organu II instancji) spółce, a samo wydanie decyzji wobec członka zarządu nie może nastąpić po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość. Warto zatem już w toku postępowania podatkowego wobec spółki zastanowić się nad strategią postępowania podatkowego, tak by ochronić interesy członków zarządu. W postępowaniu dot. odpowiedzialności członka zarządu ten nie może bronić się poprzez kwestionowanie ustaleń zawartych w decyzji podatkowej dot. spółki. Tym samym nawet jeżeli spółka nie posiada majątku i oczywistym jest, że w przypadku niekorzystnej decyzji organów podatkowych egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, to należy ustalić strategię postępowania wobec spółki w taki sposób, by minimalizować ryzyko przyszłej odpowiedzialności członka zarządu.