W poprzednim wpisie wskazywałem na zagadnienia ogólne związane z odpowiedzialnością członka zarządu za zobowiązania podatkowe spółki kapitałowej. Dziś w kilku słowach opowiem jak członek zarządu może bronić się przed odpowiedzialnością za zobowiązania podatkowe spółki i to jeszcze przed formalnym wszczęciem postępowania podatkowego wobec członka zarządu.
Od razu należy zaznaczyć, że pozycja procesowa członka zarządu w postępowaniu w sprawie ustalenia odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki jest trudna, dlatego warto jak najwcześniej podjąć działania obronne i na jak najwcześniejszym etapie przygotować odpowiednią strategię procesową.
W zdecydowanej większości przypadków kluczowym momentem, w którym członek zarządu może w najlepszy sposób chronić swój interes jest już etap postępowania podatkowego prowadzonego wobec spółki. Niestety często w naszej praktyce zdarzają się sytuacje, że zarząd spółki lekceważy postępowanie podatkowe prowadzone wobec spółki i rezygnuje z wchodzenia w spór z organem podatkowym. Spółka swoją bierność uzasadnia tym, że w zasadzie to już nie funkcjonuje i nie posiada majątku, więc w ocenie zarządu nie ma realnego ryzyka poniesienia przez spółkę jakiegokolwiek ciężaru ekonomicznego orzeczonych zaległości podatkowych. Dodatkowo zarząd wychodzi z założenia, że jak będzie wydana wobec spółki decyzja podatkowa to spółka złoży wniosek o ogłoszenie upadłości i to uwolni członków zarządu od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki. Nic bardziej mylnego!
Przede wszystkim nieprawidłowe jest założenie, że zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości po wydaniu decyzji podatkowej wobec spółki uchroni zarząd przed odpowiedzialnością członka zarządu za zaległości podatkowe spółki. Z art. 116 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej wynika, że członek zarządu nie odpowiada za zaległości podatkowe spółki jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu. Niestety, ale wciąż powszechne jest stanowisko orzecznictwa, zgodnie z którym przy ocenie właściwego czasu do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości należy uwzględnić kwoty zobowiązań podatkowych powstających z mocy prawa, które nie zostały zadeklarowane w ogóle bądź we właściwej wysokości w terminach przewidzianych w ustawie także wówczas, gdy decyzje podatkowe określające te zobowiązania bądź określające je w wysokości wyższej niż deklarowana zostaną wydane wówczas, gdy członek zarządu nie pełni już swojej funkcji (zob. m.in. wyrok NSA z 17.02.2015 r., I FSK 1777/13). W praktyce oznacza to, że wymagalność zobowiązania podatkowego powstającego z mocy prawa nie jest określana na moment wydania czy doręczenia decyzji podatkowej, ale na dzień powstania zaległości podatkowej. Przykładowo, jeżeli decyzja podatkowa została wydana 1 czerwca 2023 r., a jej przedmiotem jest określenie wysokości zobowiązania podatkowego w VAT za styczeń 2020 r., to zaległość podatkowa powstaje 26 lutego 2020 r. Późniejsze wydanie decyzji nie „odnawia” momentu powstania zaległości. W kontekście odpowiedzialności członka zarządu oznacza to, że organ podatkowy będzie badał, czy na 26 lutego 2020 r. istniał stan niewypłacalności spółki i jeżeli tak, to od tego momentu będzie odliczał „właściwy czas” na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości. W praktyce najczęściej dzieje się tak, że wobec odmówienia podatnikowi prawa do odliczenia VAT moment niewypłacalności spółki powstaje już z chwilą wymagalności zobowiązania podatkowego. Oczekując zatem na wydanie decyzji podatkowej członek zarządu najczęściej jest już w zwłoce i nie będzie mógł uwolnić się od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki złożeniem wniosku o ogłoszenie upadłości.
Co więc robić w takiej sytuacji? Przede wszystkim należy opracować właściwą strategię procesową. Warto pamiętać, że organy podatkowe mają pewne obostrzenia czasowe, które ograniczają ich możliwości w zakresie orzeczenia o odpowiedzialności członka zarządu za zaległości podatkowe spółki.
Po pierwsze, organ nie może wszcząć postępowania podatkowego wobec członka zarządu przed dniem doręczenia decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego, jeśli zaległość podatkowa wynika z decyzji. Oznacza to, że im dłużej nie została wydana decyzja wobec spółki tym odsuwa się w czasie możliwość wydania decyzji wobec członka zarządu.
Po drugie, organ nie może wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej członka zarządu, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat. Wracając na grunt powołanego wcześniej przykładu – za zaległości podatkowe spółki w VAT za styczeń 2020 r. organ ma czas na wydanie decyzji wobec członka zarządu do 31 grudnia 2025 r.
Po trzecie, egzekucja zobowiązania wynikającego z decyzji o odpowiedzialności podatkowej członka zarządu może być wszczęta dopiero wówczas, gdy egzekucja z majątku podatnika okazała się w całości lub w części bezskuteczna, odstąpiono od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych albo nie przystąpiono do egzekucji administracyjnej w wyniku uprawdopodobnienia przez organ egzekucyjny braku możliwości uzyskania w toku egzekucji administracyjnej kwoty przewyższającej koszty egzekucyjne.
Powyższe oznacza, że jeżeli postępowanie podatkowe wobec spółki będzie prowadzone dłużej niż do czasu, w którym organ może wydać decyzję podatkową wobec członka zarządu, organ nie będzie mógł orzec o odpowiedzialności członka zarządu za zaległości podatkowe spółki. Warto więc wdać się w spór z organ podatkowym już na etapie postępowania podatkowego prowadzonego wobec samej spółki. Nawet jeżeli spółce nie uda się przekonać organu do swoich racji, może okazać się, że toczenie sporu z organem podatkowym już na tym etapie doprowadzi do sytuacji, że decyzja wobec spółki zostanie wydana po upływie czasu jaki organ miał na wydanie decyzji wobec członka zarządu.
Ponadto, praktyka pokazuje, że w toku postępowania w zakresie orzeczenia o odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki obrona członka zarządu sprowadzająca się do negowania istnienia samej zaległości podatkowej spółki jest nieskuteczna. Organy podatkowe uznają, że skoro istnieje decyzja podatkowa wydana wobec spółki, to ów dokument urzędowy przesądza o istnieniu zaległości podatkowej po stronie spółki i podnoszenie argumentacji w kolejnym postępowaniu (wobec członka zarządu) zmierzającej do zanegowania istnienia zaległości wynikającej z decyzji podatkowej jest chybione.
Należy zatem już na etapie postępowania podatkowego wobec spółki podjąć wszelkie możliwe środki procesowe celem wykazania, że po stronie spółki nie powstała zaległość podatkowa. Nawet jeżeli organ nie podzieli argumentacji spółki istnieje szansa, że postępowanie podatkowe potrwa na tyle długo, że organ nie zdąży wydać decyzji wobec członka zarządu. Niestety, podjęcie argumentacji zmierzającej do wykazania, że rozliczenia spółki były prawidłowe na etapie postępowania wobec członka zarządu, a więc po wydaniu decyzji wobec spółki, jest spóźnione i nieskuteczne, chociaż w mojej ocenie nieco inna jest sytuacja procesowa członka zarządu, który nie sprawował już swojej funkcji w czasie prowadzenia postępowania podatkowego wobec spółki, ale swoją refleksją w tym zakresie postaram się podzielić w jednym z kolejnych wpisów.
