Wraz z końcem czerwca zbliżają się obowiązki związane z zatwierdzaniem i składaniem sprawozdań finansowych do RDF/KRS. W praktyce, wiele osób zakłada, że każdy członek zarządu musi podpisać sprawozdanie finansowe osobiście – nic bardziej mylnego. Przepisy przewidują wyjątki, z których można skorzystać. Pamiętać jednak należy, o ich prawidłowym zastosowaniu – w przypadku błędów formalnych można narazić się na  problemy przy składaniu dokumentów do sądu rejestrowego.

Choć regulacje obowiązują już od kilku lat, w dalszym ciągu pojawiają się wątpliwości dotyczące dopuszczalnej formy oświadczeń składanych przez członków zarządu, ich treści oraz sposobu dołączania ich do sprawozdania finansowego.

Wprowadzenie możliwości składania oświadczeń przez członków wieloosobowego organu kierującego jednostką upraszcza procedurę podpisywania sprawozdań finansowych w warunkach pełnej elektronizacji dokumentów. Rozwiązanie to pozwala uniknąć technicznych i organizacyjnych problemów związanych z koniecznością składania podpisów elektronicznych przez wszystkich członków zarządu na jednym pliku sprawozdania finansowego, co ma szczególne znaczenie w przypadku zarządów rozproszonych geograficznie lub z udziałem cudzoziemców. Dzięki temu możliwe jest sprawniejsze dochowanie ustawowych terminów przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedzialności wszystkich członków organu za zgodność sprawozdania z ustawą o rachunkowości.

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, np. zarząd spółki, podpis powinien co do zasady zostać złożony przez wszystkich członków tego organu.

Ustawa przewiduje jednak uproszczenie. Na podstawie ww. art. 52 ust. 2b, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego, pod warunkiem że pozostali członkowie organu złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, albo odmowę złożenia takiego oświadczenia.

Przepisy precyzyjnie określają dopuszczalne formy takich dokumentów. Zgodnie z art. 52 ust. 2d ustawy o rachunkowości, oświadczenie może zostać sporządzone w postaci elektronicznej – opatrzone  kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – albo w postaci papierowej podpisanej własnoręcznie.

Ministerstwo Finansów potwierdza jednocześnie, że przepisy nie przewidują urzędowego wzoru takiego oświadczenia. Kluczowe znaczenie ma jednak jego treść. Dokument powinien jednoznacznie potwierdzać, że dane sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.

Bardzo istotne jest także prawidłowe oznaczenie samego sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości oświadczenie powinno identyfikować konkretne sprawozdanie, którego dotyczy, w szczególności poprzez wskazanie daty oraz godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe. W praktyce rekomendujemy również wskazanie pełnej nazwy jednostki oraz okresu sprawozdawczego.

Przykładowa formuła może wyglądać następująco:

„Oświadczam, że sprawozdanie finansowe [nazwa jednostki] za rok obrotowy zakończony dnia [data], podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, w dniu [data] o godzinie [godzina], spełnia wymagania przewidziane w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.”

Składając dokumenty do KRS należy zwrócić uwagę na to okienko:

i zaznaczyć właściwą opcję w przypadku dołączania dodatkowych dokumentów (właśnie, np. omawianego oświadczenia).

W praktyce pojawia się również pytanie, czy oświadczenie może zostać podpisane odręcznie. Odpowiedź jest twierdząca, jednak w takim przypadku należy pamiętać o dodatkowych obowiązkach wynikających z art. 52 ust. 2e ustawy o rachunkowości. Jeżeli oświadczenie zostało sporządzone w postaci papierowej, osoba podpisująca samo sprawozdanie finansowe powinna zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii tego dokumentu. Elektroniczną kopię – najczęściej w postaci skanu PDF – dołącza się następnie do sprawozdania finansowego składanego elektronicznie do RDF/KRS albo do Szefa KAS.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje przygotowanie oświadczenia jako osobnego pliku PDF podpisanego elektronicznie albo skanu własnoręcznie podpisanego dokumentu, przy jednoczesnym zachowaniu papierowego oryginału w dokumentacji spółki.

Najczęstsze błędy dotyczą:

– braku wskazania godziny podpisania sprawozdania przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe,

– podpisywania oświadczeń przed podpisaniem samego sprawozdania finansowego,

– niedołączania dokumentów do zgłoszenia składanego do RDF/KRS.

Problemy pojawiają się również wtedy, gdy sporządzane jest jedno wspólne oświadczenie dla kilku członków organu bez zachowania prawidłowej formy podpisów.

Warto również pamiętać, że odmowa złożenia oświadczenia jest – zgodnie z ustawą –traktowana jak odmowa podpisania sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.

Przy korzystaniu z mechanizmu oświadczeń członków zarządu zamiast składania podpisów pod samym sprawozdaniem finansowym w określonych sytuacjach należy jednak zachować ostrożność. Choć rozwiązanie to jest wprost dopuszczone przez ustawę o rachunkowości, najnowsza praktyka organów podatkowych pokazuje, że w niektórych obszarach – w szczególności przy wejściu na estoński CIT w trakcie roku – brak podpisów wszystkich zobowiązanych osób może zostać oceniony restrykcyjnie. Dyrektor KIS w jednej z ostatnich interpretacji uznał bowiem, że samo złożenie oświadczeń lub odmów podpisu nie zastępuje wymogu podpisania sprawozdania finansowego dla celów skutecznego wyboru ryczałtu od dochodów spółek. Z tego względu korzystanie z omawianego uproszczenia powinno być każdorazowo poprzedzone analizą skutków podatkowych i korporacyjnych.

Wspieramy spółki oraz członków zarządów w przygotowywaniu dokumentacji związanej ze sporządzaniem i podpisywaniem sprawozdań finansowych, weryfikacji poprawności formalnej dokumentów składanych do RDF/KRS oraz ograniczaniu ryzyk odpowiedzialności członków organów.

W przypadku pytań dotyczących praktyki podpisywania sprawozdań finansowych lub składania dokumentów do KRS – pozostajemy do dyspozycji.