Wokół ulgi B+R i IP Box narastała praktyczna wątpliwość: czy zlecanie części prac zewnętrznym programistom lub studiom softwarowym wytrąca podatnikowi cechy twórczości i innowacyjności działań badawczo-rozwojowych z ręki? Rozstrzygnął to Naczelny Sąd Administracyjny.

Istota sporu 

Organ interpretacyjny odmówił spółce prawa do kwalifikowania prac nad rozwojem systemu jako B+R tylko dlatego, że kod tworzył zewnętrzny programista, prowadzący własną działalność gospodarczą (jdg).  

Sądy obu instancji uznały jednak, że bezpośredniość prowadzenia B+R nie wymaga osobistego klikania w klawiaturę przez podatnika czy osób zatrudnionych na podstawie UoP/UZ/B2B: liczy się twórcza rola w projektowaniu rozwiązań, koordynacji i odpowiedzialności za efekt, a także posiadanie/pozyskanie autorskich praw majątkowych do wytworów:  

„(…) prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej nie wymaga samodzielnego wykonywania prac o charakterze technicznym i wykonawczym – zasadnicze znaczenie ma rola podatnika jako inicjatora, autora założeń i koordynatora prac, stwarzających możliwości rozwoju i powstania efektów twórczych”. 

Samo korzystanie z usług podwykonawców – na przykład programistów na B2B – nie oznacza, że wysiłek kreatywny i innowacyjny „przechodzi” na nich. Jeżeli to podatnik kształtuje koncepcję, wyznacza kierunek prac, zarządza projektem i nabywa prawa do wyników, może prowadzić działalność B+R oraz – przy spełnieniu przesłanek – korzystać z IP Box.  

Stanowisko NSA – esencja dla praktyków 

• Twórczość ≠ samodzielne programowanie. Inicjowanie koncepcji, definiowanie modułów, specyfikacji i architektury oraz nadzór nad wdrożeniem to aktywności twórcze w rozumieniu B+R.  

• Współpraca (między)zespołowa jest normalna w B+R. Kooperacja wielu podmiotów i outsourcing nie wyklucza preferencji – pod warunkiem, że sam podatnik „spina” proces i wykorzystuje jego wyniki w swojej dalszej działalności.  

• Rozwój istniejącego projektu też może być B+R. Ulepszanie, rozbudowa i tworzenie nowych funkcjonalności istniejącego programu – jeśli mają charakter twórczy i są prowadzone systematycznie – spełniają kryteria B+R.  

• IP Box i nexus. Koszty prac zleconych niepowiązanemu podwykonawcy mogą wchodzić do wskaźnika nexus; nabycie praw do efektów nie wyklucza możliwości skorzystania z IP Boxa.  

Jak przygotować się do rozliczenia? 

Zamiast traktować dokumentację jako zło konieczne, spójrz na nią jak na element ładu projektowego. Opisz koncepcję i założenia, utrzymuj backlog z hipotezami i mierzalnymi kryteriami akceptacji, a prace planuj w jasno zdefiniowanych sprintach z kamieniami milowymi. Rejestruj nowe próby i „eksperymenty” – także te nieudane, bo pokazują realną niepewność badawczą. Takie działanie ułatwi wykazanie, że prace B+R stanowią istotę produktu.  

Co to oznacza dla technologii i produktowców? 

Najważniejszy wniosek z perspektywy ulgi B+R brzmi: możesz wykonywać prace z pomocą partnerów biznesowych, nie tracąc prawa do ulgi, o ile to Ty inicjujesz i zarządzasz twórczością projektu – i jesteś w stanie to wykazać.  

Niemniej jednak, rozliczenie ulgi wymagać będzie nieco wysiłku włożonego w dokumentację. Porządek „na papierze” z perspektywy możliwej kontroli/czynności sprawdzających ze strony US może bowiem okazać się równie ważny, co sam kod.  

Dodatkowo, zamiast zadawać pytanie: „kto programował?”, zastanówmy się nad tym, czy Twoje prace miały twórczy charakter, były systematyczne i prowadziły do pozyskania nowej lub poszerzonej wiedzy. Jak w ustawie – tylko tyle i aż tyle.  

Co ważne – pamiętaj, że nie rozliczysz kosztów wynagrodzenia programistów na B2B w uldze B+R. Jeśli natomiast dysponujesz zespołem mieszanym, nie ma przeszkód, aby wkalkulować w ulgę wynagrodzenia pracowników i osób na UZ/UDz – co pozwoli na odliczenie od podstawy opodatkowania 200% ich wynagrodzenia powiązanego z wykonywaniem prac B+R. Nasze doświadczenia pokazują, że warto się nad tym pochylić.  

Chcesz zweryfikować swoje projekty pod kątem B+R? 

Skontaktuj się z nami – pomożemy przełożyć zaprezentowane wnioski z najnowszych orzeczeń na realne oszczędności. Zrobimy krótki, konkretny przegląd ryzyk i szans – umówimy się na spotkanie, a następnie przygotujemy plan działań i wesprzemy wdrożenie preferencji podatkowych. Wypełnij formularz TUTAJ, a my zajmiemy się resztą.  

Orzeczenia wydane w sprawie:  

• Wyrok WSA w Białymstoku z 30.10.2024 r., I SA/Bk 272/24 (wyrok I instancji); 

• Wyrok NSA z 3.06.2025 r., II FSK 61/25 (wyrok II instancji, orzeczenie prawomocne).