W sprawach podatkowych nierzadko pojawiają się sytuacje, gdy postępowanie trwa dłużej niż przewidują to przepisy. Czy w takim przypadku musimy obawiać się naliczania odsetek za zwłokę? Okazuje się, że nie zawsze. Organy podatkowe nie naliczają odsetek za zwłokę, jeśli postępowanie jest prowadzone w sposób przewlekły.

W dzisiejszym artykule przyjrzymy się dokładnie tym sytuacjom oraz omówimy wyjątki od tej zasady, które warto znać, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. 

Terminy załatwienia sprawy podatkowej 

Zasadą jest, że załatwienie sprawy w postępowaniu podatkowym powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Natomiast załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy, a sprawy, w której przeprowadzono rozprawę lub strona złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy – nie później niż w ciągu 3 miesięcy. 

Powołane terminy mają charakter instrukcyjny i nie wiążą bezwzględnie organów podatkowych, bowiem te mogą przedłużać czas załatwienia sprawy. W praktyce organom podatkowym niemal nigdy nie udaje się dochować ustawowych terminów załatwienia sprawy. Chociaż organy mają możliwość przedłużenia postępowania podatkowego, to ustawodawca przewidział środki, które mają organy dyscyplinować w załatwieniu sprawy w akceptowalnym czasie i jednocześnie rekompensować podatnikowi przewlekłość postępowania.   

Okresy bez naliczania odsetek za zwłokę 

Ordynacja podatkowa przewiduje w art. 54 § 1 tzw. okresy bezodsetkowe, a więc sytuacje, w których nie nalicza się odsetek za zwłokę od zaległości podatkowej. Choć przepis wymienia kilka takich sytuacji, w praktyce najistotniejsze znaczenie mają dwie z nich.  

Po pierwsze, odsetek za zwłokę nie nalicza się za okres od dnia wszczęcia postępowania podatkowego do dnia doręczenia decyzji organu pierwszej instancji, jeżeli decyzja nie została doręczona w terminie 3 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.  

Po drugie, w odniesieniu do postępowania odwoławczego, odsetek za zwłokę nie nalicza się za okres od dnia następnego po upływie 2 miesięcy (a w przypadku przeprowadzenia rozprawy lub złożenia przez stronę wniosku o przeprowadzenie rozprawy – 3 miesięcy) od dnia otrzymania odwołania do dnia doręczenia decyzji organu odwoławczego, jeżeli decyzja organu odwoławczego nie została wydana w powołanym terminie.  

Reasumując, zasadą jest, że jeśli decyzja organu I instancji nie zostanie wydana w terminie 3 miesięcy, a decyzja organu odwoławczego w terminie 2 miesięcy (w niektórych przypadkach 3 miesięcy), organ nie powinien naliczać odsetek za zwłokę za dalej idące okresy (zob. wyrok WSA w Białymstoku z 9.02.2022 r., I SA/Bk 27/22).  

Wyjątki od zasady nienaliczania odsetek za zwłokę 

Ustawodawca zastrzegł, że powołanych zasad nie stosuje się, jeżeli do opóźnienia w wydaniu decyzji przyczyniła się strona lub jej przedstawiciel lub opóźnienie powstało z przyczyn niezależnych od organu. Oczywiście powstaje wątpliwość czym jest owo przyczynienie się strony do opóźnienia w wydaniu decyzji oraz jakie są przyczyny opóźnienia niezależne od organu.  

Z całą pewnością przyczynieniem się strony do opóźnienia w wydaniu decyzji nie może być korzystanie przez stronę z uprawnień procesowych w sposób niewskazujący na ich nadużywanie (por. wyrok NSA z 4.10.2023 r., II FSK 723/23 oraz wyrok NSA z 24.01.2013 r., II FSK 961/11). Nie jest też przyczynieniem się do przedłużenia postępowania ponad okres wskazany w przepisach okoliczność, gdy podatnik nie stawia się na przesłuchanie z uwagi na wadliwe wezwanie, dotyczące złożenia wyjaśnień (wyrok NSA z 6.05.2011 r., II FSK 770/1). Wskazuje się, że aby opisany wyjątek mógł zostać zastosowany zachowanie podatnika skutkujące opóźnieniem w załatwieniu sprawy powinno być zawinione oraz pozostawać w związku przyczynowym z opóźnieniem w wydaniu decyzji.  

Bardziej problematyczny jest drugi wyjątek, tj. powstanie opóźnienia z przyczyn niezależnych od organu. W orzecznictwie zgodnie podnosi się, że

„oceniając, czy przedłużenie postępowania nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu w rozumieniu art. 54 § 2 O.p., należy mieć na względzie złożoność sprawy, ilość i rodzaj przeprowadzanych dowodów, a także terminowość i celowość czynności podejmowanych przez organ w toku postępowania, prawidłowe zorganizowanie postępowania, czas niezbędny do dokonania czynności organizacyjnych (np. wezwania świadków czy pozyskania informacji od innych organów). Jeżeli czynności te zajmowały odpowiednią ilość czasu i uzasadnione były z uwagi na zawiłość sprawy i jej etap oraz z uwagi na konieczność respektowania uprawnień stron postępowania, to uznać należy, że przedłużenie postępowania nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu” (zob: wyrok NSA z 13.11.2009 r., II FSK 907/08, wyrok NSA z 4.10.2023 r., II FSK 723/23, LEX nr 3654058, wyrok WSA w Lublinie z 6.03.2024 r., I SA/Lu 685/23, LEX nr 3701827).  

Kryteria oceny tej przesłanki są mocno nieprecyzyjne i wymagają indywidualnej oceny w każdej sprawie. Należy zauważyć, że czynności organu oprócz tego, że powinny być uzasadnione (celowe) w odniesieniu do charakteru i stopnia zawiłości sprawy, to powinny być dokonane w czasie, który obiektywnie wystarczałby na jej przeprowadzenie.  

Ponadto, nawet jeżeli organ podejmuje wiele czynności w prowadzonym postępowaniu, muszą to być działania niezbędne, służące wyjaśnieniu sprawy, winny być też zaplanowane i przeprowadzone w taki sposób, aby całe postępowanie zakończyć w możliwie najkrótszym terminie (zob. Wyrok WSA w Warszawie z 29.04.2022 r., III SA/Wa 654/18).  

Ustawowy termin na załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym określa czas efektywny, jakim dysponuje organ na załatwienie sprawy. Okresy do doręczenia stronie pism procesowych nie mogą być uznane za okoliczności stanowiące wyjątek od zasady nienaliczania odsetek (zob. wyrok NSA z dnia 1 grudnia 2022 r. sygn. akt III FSK 944/21).  

Podsumowanie 

Organy podatkowe nie naliczają odsetek za zwłokę, jeśli czas trwania postępowania podatkowego przekracza 3 miesiące dla organu pierwszej instancji oraz zasadniczo 2 miesiące dla organu odwoławczego. Wyjątkiem są sytuacje, gdy opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od organu lub gdy strona przyczyniła się do opóźnienia, co musi być zawinione i mieć bezpośredni związek przyczynowy z opóźnieniem. Ocena tych wyjątków zależy od złożoności sprawy, rodzaju dowodów oraz terminowości i celowości działań organu, które muszą być uzasadnione i przeprowadzone w odpowiednim czasie.  

Jeżeli masz wątpliwości dotyczące naliczania odsetek za zwłokę w Twoim postępowaniu podatkowym, skontaktuj się z naszą kancelarią – pomożemy Ci skutecznie zabezpieczyć Twoje interesy i przeprowadzimy Cię przez zawiłości procedur podatkowych. Zachęcamy do wypełnienia formularza poniżej.