Nabycie sprawdzające jest procedurą kontrolną obowiązującą od 1 stycznia 2022 r. Pozwala ona organom podatkowym na sprawdzenie w sposób mało sformalizowany wywiązywania się przez podatników z obowiązków ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz wydawania kupującemu paragonu fiskalnego.

Zgodnie z regulacjami ustawy o VAT podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję za pomocą kasy rejestrującej, jeśli dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych (z wyjątkiem sytuacji wskazanych w rozporządzeniu Ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Zasadniczo zatem wszyscy podatnicy dokonujący sprzedaży towarów i usług w prowadzonych przez siebie sklepach i punktach usługowych mogą zostać skontrolowani.

Na czym polega nabycie sprawdzające?

Osoby upoważnione do przeprowadzenia nabycia sprawdzającego mogą nabyć towar lub usługę  w miejscu ich sprzedaży i zweryfikować czy przeprowadzona transakcja zostanie zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, a paragon wydany przez podatnika (lub zatrudnionego przez niego pracownika).

W przypadku nabycia sprawdzającego towarów, po dokonaniu weryfikacji przez sprawdzającego, zwraca on towar wraz z paragonem sprzedającemu, który ma obowiązek zwrotu płatności za ten towar.

Paragon fiskalny nie jest jednak zwracany sprzedającemu, jeżeli sprzedawca (wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi) odmówi zwrotu płatności za towar lub sprawdzający odstąpi od zwrotu nabytego towaru.

Paragon nie wraca do sprzedawcy również w przypadku, gdy z obiektywnych przyczyn zakupiony towar nie może podlegać zwrotowi, gdyż nie będzie możliwa jego ponowna sprzedaż, np. przy sprzedaży żywności na wynos (lody, gofry itp.).

Ponadto sprzedawca ma także obowiązek zwrócić zapłatę za towar stanowiący dowód popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego podlegający zatrzymaniu lub dokonaniu zajęcia albo zabezpieczeniu przez sprawdzającego.

Inne zasady obowiązują w przypadku nabycia sprawdzającego usług, za które co do zasady płaci się po ich wykonaniu, np.: usługi gastronomiczne w restauracjach, wizyty u fryzjera itd. W takiej sytuacji sprawdzający nie zwraca usługodawcy wystawionego paragonu. Sprawdzany nie ma też w związku z tym obowiązku zwrotu płatności za wykonaną usługę. Jeśli jednak zapłata i wystawienie paragonu następuje przed wykonaniem usługi, wówczas obowiązują te same zasady jak przy nabyciu towaru (sprawdzający zwraca paragon sprzedawcy, jeśli ten nie odmówi zwrotu otrzymanej zapłaty).

Kto dokonuje nabycia sprawdzającego?

Nabycie sprawdzające jest przeprowadzane przez upoważnionych pracowników urzędów skarbowych, urzędów celno-skarbowych lub funkcjonariuszy celno-skarbowych. Nabycie sprawdzające może być ponadto dokonywane na terytorium całego kraju.

Należycie umocowanym do przeprowadzania nabycia sprawdzającego jest pracownik organu podatkowego posiadający ważną legitymację służbową i stałe upoważnienie udzielone przez naczelnika urzędu skarbowego albo naczelnika urzędu celno-skarbowego.

Niemniej okazanie legitymacji służbowej przez sprawdzającego następuje po nabyciu towaru lub usługi, a więc już po wydaniu paragonu przez sprzedawcę.

Do obowiązków sprawdzającego, obok okazania legitymacji służbowej, należy również poinformowanie sprzedawcy o dokonanej czynności nabycia sprawdzającego i przysługujących w związku z tym prawach i obowiązkach.

Natomiast stałe upoważnienie pracownik organu podatkowego okaże dopiero na żądanie sprawdzanego, dlatego warto pamiętać, aby poprosić o okazanie tego upoważnienia i sprawdzić czy zawiera ono wszystkie niezbędne dane:

1) oznaczenie organu;

2) datę i miejsce wystawienia;

3 )wskazanie podstawy prawnej;

4) wskazanie sprawdzającego;

5) podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Sprawdzający może w toku prowadzonego nabycia sprawdzającego, podobnie jak w przypadku kontroli celno-skarbowej: sporządzać szkice, kopiować, filmować, fotografować oraz dokonywać nagrań dźwiękowych – w celu dokumentowania przeprowadzanych czynności.

Zakończenie nabycia sprawdzającego – co grozi za niedopełnienie obowiązków?

Jeżeli w trakcie przeprowadzonego nabycia sprawdzającego towaru sprzedawca wystawił paragon, a także nie odmówił przyjęcia z powrotem paragonu fiskalnego i zwrócenia płatności za produkt – wówczas pracownik organu podatkowego sporządza notatkę służbową z przeprowadzonej czynności w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje sprawdzany. Należy bowiem jeszcze raz podkreślić, że zgodnie z przepisami prawa sprzedawca ma obowiązek przyjęcia paragonu fiskalnego oraz zwrócenia płatności za towar.

Natomiast zamiast notatki sprawdzający sporządza protokół, gdy:

– zaistniały okoliczności uzasadniające niezwracanie nabytego towaru lub sprawdzany odmówił przyjęcia nabytego towaru i paragonu lub dokonania zwrotu otrzymanej zapłaty za ten towar,

– nabycie sprawdzające dotyczyło usługi,

– w toku nabycia sprawdzającego stwierdzono naruszenie w zakresie wywiązywania się przez podatnika z obowiązków ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej i wydawania nabywcy paragonu fiskalnego.

Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które podpisuje zarówno sprawdzający, jak i sprawdzany. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez sprawdzanego urzędnik odnotowuje ten fakt w protokole.

W przypadku gdy paragon nie zostanie wystawiony przez sprzedającego w toku dokonywanego nabycia sprawdzającego, możliwe jest także przeprowadzenie innych, bardziej kompleksowych procedur kontrolnych, np.: kontroli podatkowej czy kontroli celno-skarbowej.

Ponadto brak wystawienia paragonu w przypadku podmiotów, które mają obowiązek dokumentowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, co do zasady stanowi (w zależności od okoliczności sprawy) przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, o których mowa w art. 62 § 4 i 5 kodeksu karnego skarbowego. W przypadku gdy brak wystawienia paragonu stanowi wykroczenie skarbowe możliwe jest otrzymanie mandatu karnego, wystawionego przez osobę, która przeprowadziła nabycie sprawdzające jeśli ta osoba jest jednocześnie upoważniona do wystawiania takich mandatów. Kara grzywny nałożona w mandacie karnym nie może jednak przekroczyć pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia – obecnie jest to 15050 zł = (3010zł * 5).

Jak przygotować się do nabycia sprawdzającego?

Z zebranych powyżej informacji wynika, że nabycie sprawdzające jest procedurą mało sformalizowaną – podatnik nie wie czy i kiedy taka procedura zostanie wobec niego przeprowadzona, a o przeprowadzeniu nabycia sprawdzającego sprzedawca dowiaduje się już po dokonaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi. Zasadniczo opisywana procedura kontrolna ma bowiem sprawdzać jedynie to czy paragon został wystawiony i czy tym samym ewidencja sprzedaży jest prowadzona. Niemniej, jak wskazano już powyżej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby po przeprowadzonym nabyciu sprawdzającym dokonać bardziej szczegółowej weryfikacji obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji za pomocą kas rejestrujących, np. poprzez wszczęcie kontroli podatkowej.

Z tego względu przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, ażeby nie wystawić się na wyłapanie nieprawidłowości przez urzędnika dokonującego nabycia sprawdzającego, powinni na bieżąco śledzić wszelkie zmiany związane z obowiązkami podatkowymi w zakresie prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących. Oczywiście taki obwiązek ciążył na podatnikach i przed wprowadzeniem nabycia sprawdzającego do porządku prawnego. Jednak po wprowadzeniu tej procedury organy podatkowe mają doskonałe narzędzie do wyłapywania nieprawidłowości w zakresie prowadzonej ewidencji za pomocą kas fiskalnych, dlatego warto przyjrzeć się tym obowiązkom w odniesieniu do prowadzonego przez podatnika biznesu.

W ostatnich latach ustawodawca zarówno zawęził katalog podmiotów, które mogą korzystać ze zwolnień z prowadzenia tej ewidencji, jak i zaplanował wprowadzenie kolejnych obowiązków, m.in. docelowo zakłada się, że wszyscy podatnicy będą korzystać z kas online (obecnie stosowane są również kasy z papierowym i elektronicznym zapisem danych). Niemniej część planowanych zmian jest odraczanych, m .in. dopiero od 1 stycznia 2025 r. podatnicy będą zobowiązani zapewnić integrację kas fiskalnych z terminalami płatniczymi (zob. projekt nowelizacji niektórych ustaw w celu automatyzacji załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową – druk senacki nr 701).

Podsumowując, aby nabycie sprawdzające nie było nieprzyjemnym zaskoczeniem podatnicy powinni mieć pewność, że prowadzona ewidencja sprzedaży na kasie rejestrującej jest przez nich dokonywana w zgodzie z obowiązującymi przepisami.