Z naszego doświadczenia wynika, że głównymi beneficjentami ulgi B+R są podmioty, które wykonują produkty, maszyny czy linie produkcyjne od podstaw, tj. opracowują koncepcję, projektują, konstruują, a następnie wytwarzają określone sprzęty. Za te czynności mogą być odpowiedzialni pracownicy, ale także urządzenia, dzięki którym produkcja określonych towarów w ogóle jest możliwa. Czy informacje o pracownikach i środkach trwałych wystarczą, by prawidłowo rozliczyć ulgę B+R?
Załóżmy, że zwrócił się do nas przedsiębiorca, który projektuje i wykonuje linie produkcyjne. Poniżej – krok po kroku – pokażmy, jak może przebiegać taka współpraca.
Ustalenie, czy podatnik w ogóle prowadzi działalność B+R
Punktem wyjścia jest ustalenie, czy działalność podatnika ma charakter twórczy, systematyczny oraz czy obejmuje badania naukowe lub prace rozwojowe.
We wskazanej na wstępie sytuacji, po rozmowach z klientem okazuje się, że projektowanie, a następnie wykonanie linii produkcyjnej na zamówienie kontrahenta będzie stanowiło działalność B+R. Powyższe oczywiście musi być potwierdzone odpowiednimi dokumentami, w tym na przykład kartami projektów.
Wskazanie pracowników wykonujących prace B+R
Rzadko zdarza się, aby cały zespół pracowników był odpowiedzialny za prace B+R, konieczna jest zatem ich prawidłowa identyfikacja – w tym celu pomocne będą opisy stanowisk. Gdyby u podatnika działał zespół R&D, zasadniczo możliwe byłoby przyjęcie, że 100% czasu ich pracy stanowią prace rozwojowe.
Niestety w naszym przykładzie, taki dział nie został utworzony, ale zatrudnieni w spółce programiści, konstruktorzy, mechanicy, elektrycy oraz pracownicy na produkcji faktycznie wykonywali prace badawczo-rozwojowe. Co w tym wypadku?
Ustalamy, ile czasu poszczególni pracownicy poświęcili w danym miesiącu na prace rozwojowe – zasadniczo powinno to wynikać z ich kart pracy. Oprócz tego, klient udostępnia nam ewidencje czasu pracy i listy płac. Żeby prawidłowo wyliczyć koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.f. (odpowiednio art. 18d ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p.), bierzemy pod uwagę wynagrodzenie i narzuty, ale nie uwzględniamy nieobecności pracowników.
Określenie surowców lub materiałów potrzebnych do wykonania prac B+R
Klient, o którym mowa w przykładzie, kupuje zaprojektowane albo wskazane przez konstruktorów komponenty, z których następnie tworzona jest linia produkcyjna. Zasadniczo wszystkie elementy składające się na ostateczną wersję produktu do sprzedaży zaliczymy do kosztów kwalifikowanych, zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.f. (odpowiednio art. 18d ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p.). Powyższe wydatki powinny być jednak potwierdzone dokumentami księgowymi.
Potwierdzenie, czy podatnik wykorzystuje maszyny do produkcji
Kolejnym krokiem jest weryfikacja, czy klient korzysta ze środków trwałych do wytworzenia linii produkcyjnej. Jeśli tak, należy ustalić, czy prowadzona jest ewidencja czasu pracy maszyn, ponieważ konieczne jest wyliczenie jaki procent czasu pracy urządzenia przeznaczony jest na działalność B+R. Gdy już ustalimy te dane, możliwe będzie uwzględnienie odpisów amortyzacyjnych w odpowiedniej proporcji jako kosztów kwalifikowanych na podstawie art. 26e ust. 3 u.p.d.o.f. (odpowiednio art. 18d ust. 3 u.p.d.o.p.).
Wyliczenie oszczędności
Zakładając, że klient, który projektuje i wykonuje linie produkcyjne na zamówienie oraz poniósł w danym roku w ramach działalności B+R następujące koszty kwalifikowane:
- koszty pracownicze: 450 000,00 zł,
- koszty materiałów: 600 000,00 zł,
- odpisy amortyzacyjne: 35 000,00 zł,
jego oszczędność podatkowa (zakładając, że płaci podatek dochodowy w stawce 19%) wyniesie 206 150,00 zł.
