Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że przedsiębiorstwo, które poniesie wydatki w związku z wizytami uczniów i studentów w zakładzie produkcyjnym, może zaliczyć je do KUP. 

O wydanie omawianej interpretacji indywidualnej wystąpiła spółka będąca producentem i dystrybutorem optycznych soczewek okularowych, która współpracuje z placówkami szkolnymi (technikami i uczelniami wyższymi), a w ramach tej współpracy zaprasza uczniów i studentów z tych placówek do swojego zakładu produkcyjnego. Wizyty te, zgodnie ze stanowiskiem wnioskodawcy, mają na celu między innymi: 

• zapoznanie młodych odwiedzających z działalnością prowadzoną przez przedsiębiorstwo,  
• promowanie wnioskodawcy i jego towarów wśród odwiedzających uczniów i studentów, których duża część będzie w przyszłości zatrudniona w salonach optycznych lub będzie posiadać własne salony optyczne – co daje szansę na to, że uczniowie/studenci mogą stać się np. klientami przedsiębiorstwa, 
• promowanie zakładu jako potencjalnego przyszłego pracodawcy.  

Wnioskujący o wydanie interpretacji indywidualnej zakład wskazał, że w związku z wizytami gości ponosi takie koszty, jak wydatki związane z transportem uczniów do zakładu produkcyjnego i z powrotem, zapewnieniem im noclegów i wyżywienia dla osób korzystających z noclegu (obiady) oraz koszty drobnych gadżetów reklamowych, które otrzymują odwiedzający. Rozważał tym samym możliwość ich zaliczenia na poczet kosztów uzyskania przychodów. 

Jakie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów? 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć takie wydatki, które: 

• zostały poniesione przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku zostały pokryte z jego zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), 
• są definitywne (rzeczywiste) – co oznacza, że wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona, 
• pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, 
• zostały poniesione w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub mogą mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, 
• zostały udokumentowane we właściwy sposób, 
• nie znajdują się w grupie wydatków wykluczonych z możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów treścią art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. 

Czy to już koszty reprezentacji? 

Należy zauważyć, że niektóre ze wskazanych kosztów mogły budzić uzasadnione wątpliwości podatnika – jak choćby koszty wyżywienia odwiedzających, zwłaszcza, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. 

Niemniej jednak, także koszt wyżywienia gości odwiedzających zakład produkcyjny wnioskodawcy został zaaprobowany przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jako koszt uzyskania przychodów. DKIS wskazał, że wizyty uczniów i studentów w zakładzie produkcyjnym przedsiębiorstwa najprawdopodobniej nie odbyłyby się, gdyby goście musieli we własnym zakresie pokryć koszty przejazdu, noclegu i wyżywienia. Powołał się także na brak legalnej definicji terminu reprezentacji w treści ustawy o CIT – i na funkcjonującą w obrocie prawnym wykładnię współtworzoną przez sądy administracyjne. W przywołanym w treści uzasadnienia wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11, sąd ten uznał, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy i działalności, a także wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami) – a oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny – jednakże przykładowe wymienienie żywności i napojów jako kosztów reprezentacji nie oznacza, że te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. 

Podobnie, odnosząc się do kosztów drobnych gadżetów reklamowych rozdawanych goszczącym w zakładzie uczniom i studentom, DKIS stwierdził, że upominki o niewielkiej wartości (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki), co do zasady, nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Spółka wskazała we wniosku także, że koszty takich gadżetów odnoszą też efekt marketingowy, są nośnikiem reklamy i służą zwiększaniu rozpoznawalności znaków towarowych spółki, co może przekładać się na jej obroty jak każda reklama. 

Tym samym, kluczowym dla uznania, że poniesione koszty mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie ze stanowiskiem DKIS, jest stwierdzenie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ponoszonymi przez Spółkę wydatkami związanymi z realizacją wizyt uczniów/studentów a prowadzoną działalnością gospodarczą (osiąganiem przychodów). Odwiedzający, kształcący się w dziedzinie związanej z charakterem działalności przedsiębiorstwa, mogą bowiem zostać w przyszłości jego pracownikami bądź kontrahentami, a także stanowią potencjalne grono odbiorców towarów produkowanych przez spółkę, co przekłada się na możliwość sprzedaży im tychże produktów.  

Przedsiębiorco – Ty ocenisz najlepiej 

DKIS w komentowanej interpretacji wskazał, że ocena charakteru wydatku (przez pryzmat celu – reprezentacyjnego bądź reklamowego) jest możliwa na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu osób, do których jest skierowana, okoliczności wręczania prezentów, i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką ten będzie spełniać w firmie. Ponadto, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. 

Bo któż, jak nie przedsiębiorca, znający swoją działalność „od podszewki”, najlepiej oceni przyświecający mu cel ponoszonego wydatku? 😊  

Źródło: pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31.01.2024 r., 0111-KDWB.4010.148.2023.2.KKM, http://sip.mf.gov.pl. 

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie oceny podatkowej ponoszonych przez Twoje przedsiębiorstwo kosztów – zapraszamy do kontaktu. Przyjrzymy się Twojej sprawie i chętnie pomożemy. Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz kontaktowy poniżej.