Zmiana tzw. rozporządzenia składkowego w przedmiocie niedoliczania do podstawy składek wartości środków przekazanych przez pracodawcę na kartach przedpłaconych uprawniających do nabycia posiłków przez pracownika miała ujednolicić wątpliwości prawne związane z kartami lunchowymi. Okazuje się jednak, że – pomimo z pozoru korzystnej zmiany przepisów – benefit ten wciąż pozostaje kłopotliwy.  

1 września 2023 roku weszła w życie nowelizacja rozporządzenia dotyczącego podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zmianie uległa m.in. treść przepisu umożliwiającego niedoliczanie do podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków – wprowadzono następujące zmiany: 

• możliwość niedoliczania do podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, 
• kwota wolna od oskładkowania uległa zwiększeniu z 300zł do 450 zł na każdy miesiąc. 

Ta modyfikacja przepisów poprzez dodanie możliwości zastosowania „kart przedpłaconych” dała nadzieję na możliwość wprowadzenia przez pracodawców benefitu pracowniczego w postaci karty lunchowej. Dotychczas bowiem zarówno sądy, jak i ZUS, nie uznawały możliwości zwolnienia od oskładkowania kart przedpłaconych finansowanych ze środków obrotowych pracodawcy.  

Tym bardziej zaskakującym może być to, że – pomimo wspomnianej nowelizacji – w przedmiocie kart lunchowych niewiele się zmieniło. 

Pierwsze stanowisko ZUS – negatywne 

Najnowsze stanowisko ZUS odnoszące się do możliwości niewliczania wliczenia wartości przedpłaconych kart lunchowych do podstawy wymiaru składek na pracownicze ubezpieczenie emerytalne, wydane 5 października 2023 r., jest negatywne. Najprawdopodobniej wynika to z faktu, że zapytanie wnioskodawcy dotyczyło przedpłaconych kart lunchowych umożliwiających zakup posiłków, ale i produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie.  

Zgodnie ze stanowiskiem organu, przez „posiłek” należy rozumieć „zarówno gotowe posiłki, jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia. Nie podlega zatem wyłączeniu z podstawy wymiaru składek wartość bonów, talonów czy innych znaków towarowych umożliwiających zakup wszelkich towarów, zarówno spożywczych nieprzetworzonych, innych, np. przemysłowych, chemicznych, itd. bądź usług realizowanych w sklepach, sieciach handlowych, punktach usługowych. Dotyczy to w szczególności wartości środków znajdujących się na kartach płatniczych typu pre-paid, doładowanych środkami pieniężnymi i przekazanych pracownikom z możliwością wykorzystania do zapłaty za różne towary i usługi oferowane przez zarówno placówki gastronomiczne, sklepy, jak i punkty usługowe” (interpretacja ZUS z dnia 5 października 2023 r., WPI/200000/43/852/2023). 

ZUS stwierdził tym samym, że środki na kartach działających w wyżej opisany sposób nie będą podlegać wyłączeniu z wliczenia do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. 

Czego możemy spodziewać się po sądach? 

Choć większość orzeczeń sądowych zapadłych w przedmiocie kart lunchowych jest już nieaktualna ze względu na nowelizację ww. przepisu, ich analiza pozwala na wyciągnięcie pewnego wniosku – organ ubezpieczeń społecznych i sądy wykazują tendencję do niezwykle rygorystycznej interpretacji analizowanego przepisu rozporządzenia.  

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 września 2015 r., I UK 205/15, wskazał, że „(…) w rozporządzeniu z dnia 18 grudnia 1998 r. ustawodawca nie zawarł definicji legalnej pojęcia «posiłek», ale brak takiej definicji ustawowej nie uprawnia do przyjęcia, że «posiłek» jest tożsamy z «produktem spożywczym». «Produktem spożywczym» jest, jak zaznacza Sąd, z całą pewnością makaron, kasza, mąka, drożdże, które nie nadają się do bezpośredniego spożycia, a więc nie każdy produkt spożywczy może być potraktowany jako posiłek. Stąd istotne jest, aby bony udostępniane pracownikom na podstawie § 2 pkt 11 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. uprawniały pracowników do otrzymania posiłku w postaci gotowej, przetworzonej, a nie do nabywania produktów spożywczych służących do jego przygotowania. Podczas dokonywania wykładni prawa należy przyjmować, że wszelkie zwolnienia dotyczące wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne danych przychodów są wyjątkiem, a ich zastosowanie nie może odbywać się w oparciu o wykładnię rozszerzającą”. 

Czym jest posiłek? Napój? A czym jest jabłko? 

Rozporządzenie składkowe nie zawiera definicji posiłku. Co więcej, legalna definicja tego pojęcia nie istnieje, a wnioski odnoszące się do czego, czym jest posiłek (bądź czym nie jest), zostały wypracowane przez sądy i ZUS. 

Należy przy tym pamiętać, że – zgodnie z treścią omawianego przepisu – wyłączeniom podlegać będą tylko takie karty przedpłacone, bony, talony i kupony, które umożliwiają zakup wyłącznie posiłków, co może przysporzyć wielu problemów pracodawcom chcącym zaoferować taki benefit pracownikom. Jak bowiem zweryfikować, czy pracownik kupił w sklepie gotowe spaghetti, czy też paczkę makaronu?  

W sytuacji, w której chcielibyśmy zapłacić kartą lunchową za gotową kanapkę albo sałatkę, jest to zgodne z treścią rozporządzenia (brak dodatkowej składki). Ale co, jeżeli pracownik zapłaci taką kartą za pojedynczy produkt spożywczy – na przykład za banana czy jabłko? Czy takie owoce można uznać za posiłek? W końcu owoc może służyć nam do przygotowania bardziej złożonego posiłku, ale i możemy go spożyć w postaci nieprzetworzonej. 

Kolejna zagwozdka: czy napoje wpisują się w definicję „posiłku” i czy pracownik może kupić sobie do swojego lunchu wodę? A może kawa wpisze się w tak wąską grupę produktów, skoro jest – niejako – „przetworzona”? Na to pytanie nie ma jasnej odpowiedzi. Biorąc jednak pod uwagę dotychczasowe stanowisku ZUS, wątpliwym jest, by napoje zostały zaliczone do posiłków. Pojęcie „napoju” jest bowiem traktowane rozłącznie od posiłku m.in. w treści Kodeksu pracy, np. w art. 232 k.p. – „Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów (…)”.  

Kluczowym dla kwestii wyłączenia z podstawy oskładkowania środków znajdujących się na karcie lunchowej jest więc dokładna analiza regulaminu takiej karty oraz sprawdzenie, do zakupu jakich produktów można ją wykorzystać, a także jakie mechanizmy zapobiegają zakupowi towarów innych niż posiłki.  

Niektóre regulaminy kart lunchowych zawierają wyłączenia w przedmiocie zakupu artykułów tytoniowych i alkoholu – a, jak pokazuje stanowisko organu, to nie wystarczy. Należy tym samym dokonać weryfikacji regulaminu oferowanych kart lunchowych pod kątem zgodności z przepisami stanowiącymi o możliwości niewliczania wartości przedmiotowego benefitu do podstawy składek – i wybranie oferty, która wyraźnie wskazuje na wyłączenia w postaci pojedynczych produktów żywnościowych, chemii gospodarczej, napojów, artykułów tytoniowych/nikotynowych, napojów alkoholowych i innych. 

Wnioski  

Podsumowując, należy uznać, że skorzystanie przez pracodawcę z oferty benefitów w postaci kart lunchowych nie może stanowić pochopnej decyzji będącej wynikiem spontanicznego zachwytu nad korzystną zmianą przepisów. Jak się bowiem okazuje, „karta przedpłacona uprawniająca do zakupu wyłącznie posiłku” jest pojęciem niezwykle wąskim, a wiele kart dostępnych na rynku może nie sprostać rygorystycznym kryteriom.  

Użycie słowa „wyłącznie” do treści analizowanego przepisu najprawdopodobniej oznacza więc, że karty przedpłacone umożliwiające zakup nieprzetworzonych produktów spożywczych i napojów (nie wspominając o artykułach tytoniowych, napojach alkoholowych czy chemii gospodarczej) nie będą kwalifikowały się do wyłączenia na podstawie znowelizowanego przepisu. Zastanawiającym jest fakt, że wiele z dostępnych na rynku kart umożliwia dokonanie płatności w dużych sieciach marketów, co zwiększa zakres możliwości zakupowych pracowników – równocześnie zwiększając ryzyko po stronie pracodawcy. 

Trudno jest również rozstrzygnąć wątpliwości, czy produkty typu smoothie zostaną uznane za posiłek, czy też za napój, a także czy np. pojedyncze owoce można zaliczyć do posiłków. Mając to na uwadze, należy szczegółowo przeanalizować ofertę dostawców kart lunchowych i ustalić, w jaki sposób przebiega weryfikacja produktów żywnościowych, za które pracownik płaci kartą lunchową, a także jakie produkty podlegają wyłączeniom. Istnieje bowiem ryzyko, że w przypadku, w którym karta lunchowa będzie umożliwiała zakupienie czegoś innego niż „posiłek”, będzie się to wiązać z negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy i wyłączeniem spod zwolnienia od oskładkowania środków na karcie lunchowej.  

Uwaga: powyższe rozważania odnoszą się do kart lunchowych finansowanych ze środków obrotowych pracodawcy i nie dotyczą kart lunchowych finansowanych ze środków ZFŚS oraz kart lunchowych mających na celu zapewnienie pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów (art. 232 k.p.).  

Jeśli rozważasz wprowadzenie benefitów pracowniczych w swojej firmie i masz wątpliwości co do ich skutków finansowych i podatkowych – zapraszamy do kontaktu. Przyjrzymy się Twojej sprawie i chętnie pomożemy. Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz kontaktowy poniżej.