Pojęcie „refakturowanie” – wykorzystywane głównie na potrzeby rozliczania VAT – polega na zafakturowaniu odsprzedaży bez doliczania jakiejkolwiek marży, przy czym taka operacja ma również swoje skutki na gruncie podatku dochodowego, o czym pisaliśmy już w tym wpisie.

Zastanówmy się jak wygląda kwestia refakturowania na gruncie cen transferowych?

Weźmy sobie jako przykład następującą sytuację:

Podmiot powiązany (A) obciąża inny podmiot powiązany (B) kwotą wynikającą z faktury wystawionej przez podmiot niepowiązany (C) na podmiot (A), przy założeniu, że beneficjentem usługi jest podmiot (B).

Pojawia się pytanie czy to rozliczenie pomiędzy podmiotem (A) i (B) może odbyć się bez dodania dodatkowego narzutu (marży)?

Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, przy spełnieniu dwóch zasadniczych warunków:

• brak istotnej wartości dodanej po stronie podmiotu dokonującego refaktury (podmiot A). Przy czym pojęcie „wartość dodana” należy rozpatrywać w sensie ekonomicznym, tj. wykonania czynności zwiększających wartość dobra lub usługi. Innymi słowy, rola dokonującego refakturę w całości sprowadza się do administrowania transakcją, bez istotnego zaangażowania posiadanych aktywów;
• Rozliczenie pomiędzy podmiotami (B) i (A) powinno nastąpić niezwłocznie po dokonaniu zapłaty przez podmiot (A) na rzecz podmiotu (C). Jest to uzasadnione z punktu widzenia tzw. „wartości pieniądza w czasie” i związanych z tym zmian dotyczących zjawiska inflacji, kursów walut etc.

Weźmy teraz na warsztat sytuację nieco bardziej skomplikowaną – Podmiot powiązany (A) kupuje we własnym imieniu usługę od podmiotu niepowiązanego (B) usługę, której beneficjentem są podmioty powiązane (C) i (D). Jak dokonać rozliczenia takiej sytuacji?

W takiej sytuacji refakturowana kwota powinna być rozdzielona pomiędzy podmioty powiązane (C) i (D) w oparciu o odpowiedni klucz – na gruncie cen transferowych posługujemy się pojęciem klucza alokacji. Wybrany klucz alokacji powinien jak najlepiej odpowiadać korzyściom wynikającym z otrzymania usługi, jak i zapotrzebowaniu na konkretną usługę. Spróbujmy zobrazować to konkretnym przykładem:

Spółka (A) kupuje od podmiotu niepowiązanego (B) usługi z obszaru HR, polegającej na szkoleniu pracowników spółek (C) i (D) – w jakich proporcjach należy refakturować koszt takiej usługi na Spółkę (C) i (D)?

W takiej sytuacji najpowszechniej stosowanym kluczem podziału będzie liczba pracowników w poszczególnych spółkach i taki klucz rekomendowany jest m.in. w rekomendacjach prac Wspólnego Forum UE ds. Cen Transferowych. Czyli w sytuacji gdy Spółka (C) zatrudnia 40 osób, zaś spółka (D) 60 osób refakturowanie winno się odbyć wedle proporcji 40% na Spółkę (C) oraz 60% na Spółkę (D).

Zwolnienie z dokumentacji cen transferowych

Obowiązujące od początku 2022 r. przepisy wprowadziły zwolnienie z obowiązku sporządzania lokalnej dokumentacji cen transferowych dla transakcji kontrolowanych dotyczących rozliczeń w zakresie tzw. czystego refakturowania (rozliczenia bez dodatkowego narzutu). Oznacza to, że nawet w przypadku przekroczenia progów dokumentacyjnych taka transakcja może korzystać ze zwolnienia, przy spełnieniu następujących warunków:

• nie powstaje wartość dodana i rozliczenie następuje bez uwzględniania marży lub narzutu zysku,
• rozliczenie nie jest związane bezpośrednio z inną transakcją kontrolowaną – Oznacza to, że zwolnieniem będzie objęta jedynie transakcja samodzielna. Negatywnym przykładem jest refakturowanie wydatków z tytułu kosztów mediów w ramach umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej podobnej umowy. Tego typu rozliczenia nie będą uznawane za zwolnione z obowiązku dokumentacyjnego.
• rozliczenie nastąpiło niezwłocznie po dokonaniu zapłaty na rzecz podmiotu niepowiązanego,
• podmiot powiązany nie jest podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd w raju podatkowym.

W przypadku, gdy refakturowanie dotyczy wielu podmiotów, tak jak opisaliśmy to w naszym drugim przykładzie, dodatkowym elementem koniecznym do skorzystania ze zwolnienia jest posiadanie przez podatnika kalkulacji obejmującej następujące informacje:

• rodzaj i wysokość kosztów uwzględnionych w kalkulacji,
• sposób zastosowania i uzasadnienie wyboru kluczy podziału dla wszystkich podmiotów powiązanych korzystających z usług,
• opis transakcji, w tym analizę funkcji, ryzyk i aktywów.