Nazwy towarów i usług muszą być precyzyjne

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży m.in. na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, muszą rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej. Przepisy zobowiązują podatników do takiego programowania kas fiskalnych, by paragony zawierały nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację (co potwierdza także praktyka organów podatkowych – np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 września 2016 r., IBPP2/4512-539/16-1/WN). Uchybienie temu obowiązkowi może doprowadzić do ukarania przedsiębiorcy grzywną.

Obowiązek precyzyjnego określenia nazwy towaru lub usługi istnieje także w odniesieniu do faktur wystawianych przez przedsiębiorców.  Przykładowo, na istnienie omawianego obowiązku wskazuje Trybunał Sprawiedliwości UE, który stwierdził, że na fakturze „należy obligatoryjnie określić zakres i charakter wykonanych usług” (wyrok TSUE z 15 września 2016 r., C‑516/14). W sprawie rozpatrywanej przez Trybunał analizowana faktura zawierała opis „usługi prawne wykonane do dnia dzisiejszego”. Zdaniem Trybunału, taka nazwa nie wskazuje w sposób wystarczająco szczegółowy ani charakteru tych usług, ani też ich zakresu.

Nieprecyzyjna nazwa to też problem nabywcy

Podmiot nabywający towary lub usługi na cele prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, opodatkowanej podatkiem VAT, będzie chciał odliczyć podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług. Jeżeli dysponuje on fakturą, która zawiera nieprecyzyjne nazwy zakupionych towarów lub usług, istnieje ryzyko, że organy podatkowe odmówią mu prawa do odliczenia podatku wynikającego z takiej faktury.

Cytowane wyżej orzeczenie TSUE potwierdza, że w celu skorzystania z prawa do odliczenia podatku VAT należy posiadać fakturę, która m.in. określa zakres i charakter wykonanych usług. Trybunał dopuszcza jednocześnie możliwość zachowania prawa do odliczenia podatku VAT w razie spełnienia podstawowych wymogów materialnych, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych warunków formalnych odliczenia. Odnosi się to także do sytuacji, w której podatnik nie dysponuje fakturą, która zawiera nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.

W takim przypadku to na przedsiębiorcy, chcącym odliczyć podatek wynikający z takiej faktury, ciążyć będzie obowiązek przedstawienia dowodów, które organy podatkowe uznają za niezbędne w celu ustalenia, czy należy przyznać prawo do odliczenia podatku VAT. W praktyce przedstawienie takich dowodów może być trudne, w szczególności w odniesieniu do usług niematerialnych, a także w stosunku do transakcji, którym nie towarzyszyło sporządzenie szczegółowej dokumentacji potwierdzającej fakt ich przeprowadzenia.

Podsumowując, niepoprawne nazewnictwo towarów lub usług na fakturach i paragonach może wiązać się z sankcją po stronie sprzedawcy, jak i problemami z odliczeniem podatku VAT po stronie nabywcy. Kwestie te nabierają szczególnego znaczenia w kontekście planowanego stworzenia rejestru paragonów oraz faktur. Narzędzia te istotnie ułatwią organom podatkowym kontrolę w zakresie poprawności wystawiania faktur i paragonów.

Jak zatem zadośćuczynić obowiązkowi poprawnego opisywania towarów i usług? 

Określając zasady nazewnictwa towarów i usług należy mieć na uwadze cel, jakiemu służy konieczność zachowania precyzji w nazewnictwie towarów. Jest nim m.in. umożliwienie kontroli w zakresie stosowania właściwych stawek podatku, w szczególności stawek obniżonych. Należy także zauważyć, że sposób identyfikowania towarów i usług jest ściśle związany z asortymentem, jaki oferuje dany przedsiębiorca.

Nie można zatem sformułować jednoznacznych zaleceń w tym zakresie, co nie oznacza, że nie jest możliwe sformułowanie ogólnych wskazówek. Poniżej prezentujemy te, które wynikają z interpretacji dotyczących paragonów, lecz mogą być także pomocniczo stosowane przy wystawianiu faktur.

Wskazówka 1. Stosowanie jednej nazwy dla jednego gatunku towarów na ogół jest poprawne

Organy podatkowe na ogół akceptują stosowanie jednej nazwy dla jednego gatunku towarów. Można zatem stosować nazwy ogólne, takie jak „piwo”, „zapałki”, „bilety” itp. Jeżeli jednak przedsiębiorca ma w swojej ofercie towary tego samego gatunku, objęte różnymi stawkami podatku VAT, konieczne jest dokonanie rozróżnienia, przy czym można stosować nazwy, takie jak „prasa 5%”, „prasa 8%”, „prasa 23%” dla oznaczenia prasy opodatkowanej odpowiednio stawką 5%, 8% i 23% (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 2 maja 2014 r., IPTPP4/443-56/14-4/UNR).

Potwierdza to także ten organ w interpretacji z 31 stycznia 2014 r. (IPTPP4/443-828/13-3/OS), w której czytamy, że „w przypadku sprzedaży posiłków przy określaniu nazwy na paragonie, co do zasady, Wnioskodawca może wykorzystać m.in. nazewnictwo stosowane przy tworzeniu zasad odpłatności, tj. nazewnictwo z cennika oferowanych posiłków (zestawu menu). Przy czym, nie oznacza to, że każdy towar powinien mieć odrębne kodowanie na kasie. Istnieje możliwość pogrupowania towarów według kategorii. Wnioskodawca dokonujący sprzedaży towarów pod nazwą «danie dnia» może zaprogramować w kasie taką nazwę dla oferowanych gotowych posiłków”.

Należy jednak pamiętać, że nazwa grupy towarów nie może być zbyt ogólna. Przykładowo, wskazuje się, że „nie można bowiem na kasie fiskalnej dla towarów, takich jak: kurtka, spodnie, żakiet, garsonka, koszulka, zaprogramować ogólnej nazwy «odzież»” (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 grudnia 2013 r., IPTPP4/443-661/13-2/JM). Idąc tym tokiem rozumowania, stosowanie nazwy „alkohol” zamiast nazwy „piwo” zostałoby uznane za nieprawidłowe.

Czasem za zbyt ogólne uznaje się nazwy zawierające pewien stopień szczegółowości. Przykładowo, „nie jest prawidłowe prowadzenie ewidencji i stosowanie nazewnictwa bazującego, np. na grupach towarowych (grupach usług) w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług (np. „sos sł-kw/Ch.” dla produktów sos słodko-kwaśny i sos chiński)” (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 marca 2014 r., ILPP2/443-1232/13-3/MN). Należy stwierdzić, że w tym przypadku zaważyła ocena dokonana z perspektywy potencjalnego konsumenta. Nazwa powinna umożliwić mu bowiem identyfikację zakupionego przez niego towaru.

Należy także pamiętać o ograniczeniach technicznych kas fiskalnych. Mając to na uwadze, organy podatkowe nie wymagają stosowania nazw o wysokim stopniu szczegółowości. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że „zasady dotyczące stosowania nazewnictwa spełniającego wymóg jednoznacznego identyfikowania towarów i usług, nie wykluczają stosowania przez podatników nazewnictwa zapewniającego bardziej szczegółowe rozróżnienie towarów. Stosowanie jednak rozbudowanego nazewnictwa ma dla podatników (…) charakter fakultatywny” (interpretacja z 6 lutego 2015 r., IPPP2/443-1222/14-4/KOM).

Wskazówka 2. Kopiowanie nazwy z faktury nie zawsze jest prawidłowe

Organy podatkowe wskazują, że nazwa towaru (usługi) ujawniana na paragonie może być tożsama z nazwą użytą na fakturze, dokumentującą ich zakup, ale tylko wówczas, gdy „nazwa towaru podana na fakturze zakupu będzie pozwalała na jednoznaczną identyfikację towaru podlegającego sprzedaży. Zatem jeśli nazwa towaru podana na fakturze zakupu towaru nie pozwala na jego jednoznaczną identyfikację, to Wnioskodawca powinien do kasy fiskalnej wprowadzić nazwę, która na taką identyfikację pozwoli” (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 grudnia 2013 r., IPTPP4/443-661/13-2/JM).

Wskazówka 3. Stosowanie skrótów w nazwach na paragonach jest prawidłowe

Stosowanie skrótów w nazwach towarów (np. „Nap. Gaz. (…). 2l.”) i usług (np. „09 szyn”, oznaczające szynowanie zębów) na paragonach jest akceptowane przez organy podatkowe (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 28 listopada 2014 r., IPTPP4/443-685/14-2/MK; interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 marca 2014 r., ILPP2/443-1232/13-2/MN). Należy jednak pamiętać, że skróty powinny być czytelne dla konsumenta i organów podatkowych.

Z powyższego wynika, że przedsiębiorcy powinni sformułować zasady nazewnictwa sprzedawanych przez siebie towarów i usług, zgodnie ze wskazanymi wyżej zaleceniami. Należy jednak stwierdzić, że na podstawie powyższych wskazówek nie zawsze możliwe będzie sformułowanie zasad, jakie powinny być przyjęte w tym zakresie. W szczególności problematyczne może okazać się przyjęcie optymalnych nazw tak, by nie były one ani zbyt ogólne (bowiem jest to niezgodne z przepisami), ale też zbyt szczegółowe (może być to niemożliwe do wykonania z przyczyn technicznych, czy organizacyjnych).

W sytuacji pojawienia się wątpliwości co do poprawności przyjętego nazewnictwa, należy rozważyć wystąpienie z wnioskiem o interpretację przepisów, która pozwoli zminimalizować ryzyko sporu z organami podatkowymi, co może uchronić np. przed nałożeniem grzywny.